Большинство из нас в деловом мире использует электронную почту в качестве основного, а в некоторых случаях, единственного средства письменной коммуникации.
Для многих студентов, изучающих деловой английский, практика навыков бизнес переписки является важной частью их обучения. Также всегда можно попросить помощи у репетиторов английского языка, которые смогут подсказать, исправить, дать общие рекомендации, подкорректировать ваш стиль написания писем. Таких опытных специалистов можно найти на сайте - preply.com
Многие из нас любят писать электронные письма друзьям, которые могут содержать грамматические ошибки, но в письменном общении с коллегами и клиентами, на которых мы хотим произвести хорошее впечатление, это недопустимо, ведь мы должны быть более осторожны со словами, более дипломатичны, чем обычно.
Итак, как можно проверить, на должном ли уровне ваши навыки ведения бизнес переписки?
Вот некоторые общие советы, которые могут быть полезны.
1. Указывайте тему письма
Всегда указывайте тему письма, в которой коротко и ясно изложите суть сообщения.
Например, «Re: Сводка о нашей встрече с АВС поставщиками»
2. Используйте короткие и простые предложения
Длинные предложения трудно читать и понимать. Самая распространенная ошибка, которую я вижу у моих учеников это попытка перевести текст непосредственно с родного языка.
Это может привести к путанице, поэтому я всегда говорю своим студентам - пишите коротко и ясно.
3. Подумайте о том, кто ваш получатель
Будь то коллега, клиент или начальник. Необходимо определить, каким должно быть письмо - неформальным или формальным.
Большинство бизнес писем в наши дни имеют нейтральный тон. Обратите внимание на разницу между неформальными и формальными выражениями:
Неформальное – Thanks for the email of 15 February
Формальное – Thank you for your email received 15 February
Неформальное – Sorry, I can’t make it.
Формальное – I am afraid I will not be able to attend
Неформальное – Could you…?
Некоторые письма коллегам могут также быть неформальными, если вы друзья. Это стиль, который больше приближен к живой речи, так что часто могут использоваться повседневные слова и выражения разговорного характера. Например, «Не забудь», «Увидимся позже», «Твое здоровье».
Тогда как в неофициальных письмах они могут быть некорректно использованы, в деловых письмах очень важно правильное употребление этих элементов, поскольку они являются важной частью образа, который вы создаете.
Дайте себе время, чтобы подкорректировать то, что вы написали, прежде чем нажать кнопку Отправить. В сегодняшнем занятом мире, люди отправляют много писем, не проверяя их. Но сделайте над собой сознательное усилие и перечитайте написанное вами.
5. Подумайте о том насколько прямолинейными вам стоит быть
В некоторых культурах это обычная практика - быть очень прямым в переписке по электронной почте. Однако, это может создать проблемы, если вы пишете кому-то из другой страны да еще и на языке, который не ваш родной. Ваша прямота может показаться грубой, а иногда даже оскорбительной.
Примите во внимание:
Прямо– I need this in half an hour.
Уклончиво и вежливо – Would it be possible to have this in half an hour?
Прямо – There will be a delay
Уклончиво и вежливо – I’m afraid there will be a slight delay.
Прямо – It’s a bad idea
Уклончиво и прямо – To be honest, I’m not sure it would be a good idea.
Регулируя тон, вы имеете больше шансов получить положительный ответ от вашего адресата.
Обратите внимание на эти слова: helpful, good question, agreed, together, useful, I’d be delighted, mutual, opportunity.
А теперь на эти: busy, crisis, failure, forget it, I can’t, it’s impossible, waste, hard
Слова, которые вы используете, показывают ваше отношение к жизни, так подбирайте же слова с умом.
Попытайтесь получить feedback на электронные письма, которые вы пишете в реальной жизни. Возможно ваш преподаватель английского языка или кто-то, чей английский язык лучше, чем у вас, смогут помочь вам.
Изучайте английский язык в электронных письмах, которые вы получаете. Если это грамотно написанное письмо, обратите внимание на некоторые используемые фразы.
Начните вести свой собственный разговорник и строить банк фраз из тех писем, что вы получаете, они вам будут полезны в будущем.
На правах рекламы.
